Importancia de la calidad de la información en las conciliaciones

Muchas veces cuando uno busca un software para automatizar las conciliaciones bancarias piensa en aquel que será capaz de conciliar la mayor cantidad de partidas posibles.

Pero no siempre pensamos: cómo es que harán estos sistemas para lograr eso? Qué criterios utilizan para hacer esto en forma automática? Etc.

Como podrán imaginar, más allá de la habilidad de la tecnología, de los diferentes tipos de conciliaciones, agrupaciones y algoritmos al final del día una pieza fundamental en todo esto es la calidad de la información con la que deberán lidiar.

Por ejemplo, si tomamos un cheque emitido por $1,000, el cual tiene un número de serie (ej.: 8334123), dicho cheque es cargado en la contabilidad correctamente y luego es pagado por el banco por el mismo monto y tiene igual número de serie; seguramente que cualquier sistema de conciliaciones los cruzará sin problemas.

Pero si por otro lado, hacemos un depósito de 5 cheques, y dado que 2 son de un mismo cliente los juntamos en una sola entrada, los otros 3 los contabilizamos por separado pero aprovechamos para rebajarle a uno de ellos un crédito que estaba pendiente de uno de esos clientes y luego, el banco nos hace un depósito por el total de los 5 cheques; ya entonces el tema se pone más complejo.

Y ejemplos como estos habrá a montones, donde muchas veces por ganar unos segundos al momento de la contabilización impactamos luego muchísimo en el análisis posterior que hay que hacer en el proceso de conciliación.

Es por esto que al momento de la búsqueda de una solución para automatizar las conciliaciones es importante que pensemos no sólo en los sistemas que nos ayudarán sino también en estar con la mente abierta para evaluar internamente en qué podemos mejorar los procesos -ya sabiendo las bondades que tendrá la solución- para aprovechar al máximo el sistema que se contrate y así bajar considerablemente los tiempos de las conciliaciones.

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