Automatización de Conciliaciones: Cuáles son los objetivos que se esperan lograr?
En los últimos años la bancarización ha ido creciendo: el advenimiento de operaciones electrónicas, la creación de impuestos a las transacciones bancarias, la aparición y crecimiento de los ecommerce, etc.; todo esto ha provocado que cada vez haya más operaciones en los estados de cuenta bancarios.
Esta situación si la vemos del punto de vista contable, genera un impacto grande en el proceso de control de dichas operaciones, el cual se realiza a través de las conciliaciones bancarias. Debido por un lado al crecimiento del volumen que mencionabas más arriba como así también por la complejidad de las operaciones.
Para resolver esta situación -o al menos hacer la vida un poco más fácil-, en las últimas décadas se han desarrollado diferentes soluciones para lograr automatizar este proceso de conciliaciones bancarias.
La pregunta es entonces: qué debería hacer un buen software de conciliaciones bancarias?
La respuesta corta o sencilla, sería que concilie todas aquellas partidas a las que se le pueda aplicar una lógica de relación, de forma tal que limpie dichas partidas y deje para análisis aquellas que por algún motivo no cumplen con las reglas establecidas.
La respuesta larga es un poco más compleja (de la misma forma que son complejas las realidades de nuestras operaciones bancarias):
- debe permitir conciliar movimientos con diferentes reglas (no todas las transacciones son iguales: ej.: no es lo mismo como se debe conciliar un cheque que tiene un número de serie, que un depósito en efectivo que probablemente no lo tenga), de hecho, debiera permitir varios intentos de conciliaciones con diferentes criterios;
- debe cruzar operaciones de contabilidad contra contabilidad (ajustes internos) o bancos contra bancos (errores y correcciones que hace el propio banco).
- resolver situaciones en las que hay varias transacciones contables que se cruzan con una o varias transacciones bancarias, o viceversa varias bancarias contra uno o varias contables.
- hacer “sugerencias” sobre posibles conciliaciones para facilitar el análisis a los conciliadores.
En conclusión, no hay magia, y no podemos pretender que un software resuelva el 100% de los casos, pero si es importante lograr que un porcentaje alto de las partidas se concilien en forma automática (mayor a un 70%) y para lograr esto hay que asegurarse que el software que se elija tenga variedad de conciliaciones automáticas que ataquen los diferentes tipos de operaciones con las que lidiamos a diario.
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