Por qué es importante integrar en las conciliaciones a personas de otras áreas?

Dentro del proceso de las conciliaciones hay varias personas que intervienen. Típicamente uno piensa en los conciliadores, lo cual es muy cierto, pero éstos a su vez dependen muchas veces de personas de otras áreas que les aportan información que los ayuda a determinar qué transacciones se cruzan con qué otras.

En la práctica suele pasar que los conciliadores realizan su tarea hasta un determinado punto y luego -según el caso- les hacen llegar las partidas no conciliadas o pendientes a personas de tesorería, cobranzas, pagos, sucursales, etc.

De forma tal que esa información sea analizada y devuelta con anotaciones o comentarios que permitan ir limpiando las partidas.

El ideal sería que todos tuvieran acceso al sistema de conciliaciones, no para conciliar como tal pero si para poder por un lado “ver” qué es lo que está pendiente -sin necesidad de que los conciliadores les envíen la información- y a la vez que puedan escribir los comentarios directamente sobre cada partida.

Esto no sólo tiene un impacto de tiempos, ya que no hay que preparar y enviar la información a cada área, sino que a la vez del punto de vista de auditoría se pueden tener rastros de los comentarios que hacen cada uno de los participantes del proceso y así poder hacer un seguimiento de qué fue lo que pasó con cada partida.

Conclusión: es deseable que todas las personas que participan en el proceso de conciliación estén integrados dentro del sistema, para ahorrar tiempo y a la vez ayudar en auditorías posteriores.

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